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Assistant du PNRG

Mis à jour le 23.10.2018

Type de contrat :

CDD à temps plein à pourvoir dès que possible pour une durée d’un an

Lieu :

St Denis la Plaine (RER B)

Positionnement du poste :

Pôle / service : PNRG
Direction : DPGOT
Hiérarchique fonctionnel : Responsable d’Unité PNRG
Hiérarchique : Responsable de Pôle PNRG

MISSIONS GENERALES DU POSTE

Missions spécifiques du secrétariat

  • Organisation des réunions
  • Gestion des agendas
  • Gestion des communications téléphoniques
  • Mission Archivages
  • Prise en charge du courrier
  • Rédaction des comptes rendus des réunions du Pôle
  • Gestion des ordres et frais de mission de l’ensemble du personnel
  • Intranet
  • Réalisation des présentations pour le Pôle
  • Suivi des formations
  • Participation aux groupes de travail

Missions spécifiques du Pôle national de répartition des greffons et pole stratégie

  • Don croisé avec médecins et extérieurs
  • Gestion du suivi des priorités
  • Gestion des documents relatifs au prélèvement et à la greffe
  • Suivi des transports
  • Renfort auprès des différences bureaux du Pôle (LNA / RNR, Plateforme), et DPGOT
  • Participation au système qualité du pôle
  • Référente archives

ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE

Don croisé
Récupération des dossiers donneurs/ receveurs dans le logiciel Donneur Vivant et des équipes suisses. En relation continue avec les médecins, coordinatrices de greffes pour la récupération des éléments nécessaires à l’enregistrement des paires lors des phases d’appariement (récupération des HLA, cross-matchs, éléments médicaux…)
Organisation Jour J de la logistique pour assurer les prélèvements et greffes simultanées

Organisation des réunions
Invitation et confirmation auprès des personnes concernées
Réservation des salles via D-Clic
Installation et préparation de la salle (vérification du matériel nécessaire)
Prise en charge de l’accueil des personnes externes

Gestion des agendas des responsables
Mise à jour des évènements type réunions, formations, congés et congrès

Gestion des communications téléphoniques
Prise des appels et demandes de rendez-vous internes et externes
Support aux différentes unités (expertises, liste nationale d’attente, registre national des refus).

Gestion des absences du service
Mail auprès de la DRH lorsqu’un agent est absent lorsque le responsable est occupé

Mission Archives
Externalisation des dossiers donneurs 1 à 2 fois par an (réalisation du bon de versement, vérification de la conformité des boîtes avant départ, commande de conteneurs…)
Archivage des dossiers au siège (deux salles d’archive au PNRG)
Gestion des demandes de retour des boîtes pour récupération d’informations

Prise en charge du courrier
Rédaction et mise en page des courriers à la signature de la direction
Gestion des courriels arrivant sur la boîte « contact » de l’Agence et des flux en rapport avec les activités du Pôle (activité en cours d’évolution)
Gestion et suivi des courriers de demandes de nouvelles et/ou remerciements des patients greffés en collaboration avec les SRA et les organisations européennes

Rédaction des comptes rendus des réunions du Pôle
Réunions de service des unités bureau LNA et RNR et de la Plateforme

Gestion des ordres et frais de mission de l’ensemble du personnel
Dans le cadre des missions de l’Agence ou des formations, préparation des documents nécessaires pour la prise en charge des déplacements.

Gestion des travailleurs de l’ESAT
Contact avec la responsable de l’ESAT pour le suivi des travailleurs de l’ESAT
Prise en charge de ces personnes lorsqu’ils travaillent à l’Agence

Gestion du suivi des priorités
Elaboration du dossier, suivi et classement
Mise à jour des tableaux pour bilans annuels pour le PNRG ainsi que le Pôle Stratégique notamment pour les réunions des groupes experts thoracique et hépatique
Gestion des collèges d’experts : mises à jour des éléments dans Sésame et des congés dans Cristal receveur
Suivi et mise à jour des priorités pédiatriques sur la plateforme européenne dans le cadre de la collaboration avec les autres organisations (FOEDUS)

Suivi des formations
Elaboration du planning, transmission des informations, confirmation des rendez-vous, rappels…

Gestion des astreintes et paniers repas (évolution informatique en cours)
Transmission au service paie, des astreintes et panier repas pour les personnels de la Plateforme

Gestion des documents relatifs au prélèvement et à la greffe (Evolution probable, voir externalisation)
Gestion du stock des dossiers greffons (pochettes et éléments des dossiers) .
Préparation des commandes
Validation du BAT auprès de l’imprimeur
Vérification de la livraison
Collaboration avec le CAT pour préparation des dossiers greffons
Préparation des colis à adresser aux SRA pour les coordinations hospitalières de prélèvement.
Commande des scellés

Gestion des commandes de matériels et fournitures pour le Pôle
Commandes de fournitures directement effectués sur le site de l’UGAP
Commande des consommables et documents Agence via D-Clic

Participation aux réunions ou groupes de travail en lien avec les missions de l’assistant
Exemple : réunions archive, réunions secrétaires

Suivi des transports
Validation des bons de transports auprès des sociétés et des économats des établissements de santé dans le cadre de la répartition des greffons.
Statistiques sur les transports pour présentation aux différents partenaires

Renfort auprès des différences bureaux du Pôle (LNA / RNR, Plateforme)
Pouvoir assurer un renfort en cas de besoin aux différents bureaux du Pôle voir de la DPGOT

Suivi Qualité dans le cadre de la Certification ISO 9001
Mise à jour du tableau des non conformités
Elaboration des fiches de non-conformité / d’amélioration
Elaboration des objectifs qualités

Participation aux projets et missions du Pôle
Assurer un suivi en particulier du retro planning des différents projets en cours ou à venir : PCA, transmission des images, transports des machines à perfuser les reins…

Suivi des échantillons biologiques non utilisés
Auprès de VEOLIA, organisation pour la récupération du matériel biologique non utilisé pour destruction.
Conditionnement pour la destruction

Préparation du planning annuel

Suivi des dossiers administratifs d’autorisation
En lien avec les autres secrétariats de la DPGOT

RELATIONS FONCTIONNELLES AVEC LES AUTRES SERVICES

  • Personnel de la DPGOT (siège et SRA)
  • Ensemble des directions et /ou pôles de l’Agence de la biomédecine.

CONTRAINTES PARTICULIERES LIEES AU POSTE

  • Maîtrise des applications métiers de l’Agence (Cristal / Popp / Infoservice / AGAAR …)
  • Adaptabilité et polyvalence
  • Devoir de réserve
  • Savoir identifier une situation ou un courrier à risque et informer sa hiérarchie

CONNAISSANCES / COMPETENCES & APTITUDES

  • Faculté d’adaptation et de travail en équipe
  • Maîtrise des outils informatiques et de communication
  • Bonne expression orale et écrite
  • Connaissances du fonctionnement d’un établissement de santé et des institutions
  • Connaissances des activités de l’Agence
  • Anglais

Pour postuler, merci d’adresser CV et lettre de motivation sous la référence DPGOT - Assistant PNRG par mail à recrutement@biomedecine.fr

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