Assistant(e)

Mis à jour le : 03.01.17

CDD à pourvoir dès que possible jusqu’au 30 juin 2017
Catégorie 3
Poste situé à Saint-Denis (93) – RER B

Positionnement du poste

Pôle/service : pôle sécurité, qualité (PSQ)
Direction : direction générale médicale et scientifique (DGMS)
Hiérarchique N+1 : responsable du pôle sécurité-qualité (PSQ)
Hiérarchique N+2 : directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique

Missions générales du poste

- Assurer le secrétariat du pôle sécurité qualité
- Assurer la gestion de dossiers qualité-risque et de dossiers AMPvigilance

Activités principales du poste

Activités de secrétariat :

- En l’absence de l’assistante de la chef de pole : gérer son agenda
- Accueil téléphonique
- Organiser les déplacements en métropole et à l’étranger du personnel de la partie « qualité » du PSQ, des membres du groupe audit et des évaluateurs en assistance médicale à la procréation (AMP) vigilance
- Archiver les dossiers d’AMP vigilance
- Traiter le courrier/classement/mail/logistique
- Travailler en binôme avec le 2ème poste d’assistante du PSQ et polyvalence avec les autres secrétariats de la Direction générale médicale et scientifique (DGMS) en tant que de besoin

Activités de gestion des dossiers qualité-risque et AMPvigilance

Qualité Gestion des risques :
- Suivi des dossiers en rapport avec la partie « Qualité gestion des risques » du PSQ
- Suivi des audits des coordinations hospitalières
- Envoi des différents documents aux coordinations hospitalières et aux membres du groupe audit en respectant et en anticipant les délais impartis par la procédure
- Contacts téléphoniques avec les membres du groupe audit
- Classement et archivage des dossiers d’audits de certification
- Gestion de la Commission de certification des coordinations hospitalières et de ses décisions
- Relecture en cohérence des rapports d’audit
- Validation en cohérence des documents : guide pour la réalisation des audits gestion du GT évolution de la certification des CHPOT

AMP vigilance :
- Gérer, saisir les déclarations et suivre les relances en AMP Vigilance.
- Administration de la boite mail ampvigilance@biomedecine.fr
- Gérer l’annuaire des correspondants locaux d’AMP vigilance (CLA)
- Participer à la mise à jour des procédures en AMP vigilance
- Organiser et gérer les réunions du comité AMP vigilance, du groupe de travail AMP vigilance, de la Commission nationale d’AMP vigilance, de la Journée des CLA et de toutes autres réunions ad hoc en lien avec l’AMP vigilance au plan logistique et matériel : planning des réunions, réservation des salles, prise de rendez-vous, gestion des déplacements des experts, etc.

Relations fonctionnelles avec les autres services de l’Agence / les partenaires extérieurs

Relations avec l’ensemble des directions de l’Agence : direction des systèmes d’information (DSI), direction des affaires financières (DAF), direction juridique (DJ), direction de la communication (COM)
Relations fonctionnelles avec des organismes/institutions extérieures (DGS, ANSM, directions du Ministère, HAS, etc.)

Contraintes particulières liées au poste

- En cas d’alerte de sécurité sanitaire, disponibilité pour assurer la gestion de l’alerte (courrier, diffusion)
- Assurer une continuité de service en binôme avec le 2éme poste de secrétaire assistant (e) du PSQ

Connaissances, compétences et aptitudes

Liées aux missions et spécificités : connaissance des vigilances sanitaires et de la gestion de la qualité.
- Organisation, rigueur, utilisation des outils bureautiques
- Aisance rédactionnelle
- Aisance à l’expression orale dans l’exercice de ces fonctions
- Sens critique et créativité

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de faire parvenir CV et lettre de motivation sous la référence
FKA-PSQ/A1216 à :

Agence de la biomédecine
Madame Fatou KANTE
1, avenue du Stade de France
93212 SAINT DENIS LA PLAINE CEDEX

ou par mail : recrutement@biomedecine.fr

* Au cours du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur des liens directs ou indirects avec toute entreprise ou organisme intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans le dossier de candidature à la direction des ressources humaines.

Agenda

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11 mars 2014

"Aventures de médecine : au coeur de l’homme"

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