Assistant formation, carrière et DRH (H/F)

Fonctionnaire détaché ou mis à disposition ou contractuel en CDI
à temps complet
à pourvoir dès que possible
Poste basé à Saint-Denis La Plaine

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).
L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.
L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement et missions générales du poste

La Direction des ressources humaines, rattachée à la direction générale en charge des ressources, est composée de 11 personnes. Elle définit et met en œuvre la politique de gestion des RH. Elle assure un support et des prestations adaptés afin d’accompagner l’activité quotidienne, de contribuer aux projets des directions, et de favoriser la vie et le développement des personnels au sein de l’Agence.

Missions principales

L’assistant(e) formation, carrière et DRH exerce ses missions au sein d’une équipe « formation et carrière » composée également d’un chargé de projet référent formation et carrière.
Il assiste le référent formation et carrière sur la gestion administrative de la formation. Il a en charge le recrutement et l’ensemble des actes liés à l’arrivée de stagiaires ou apprentis. Il exerce à titre complémentaire, les fonctions d’assistant de la DRH.
1. Assure la gestion administrative et logistique de l’activité formation et carrière :

• Assurer la gestion administrative des actions individuelles et collectives de formation, de la commande au paiement (inscription, suivi des conventions, des convocations, des attestations de présence, émargement) ;
• Suivre le budget lié à l’activité formation et carrière : gestion des bons de commande et suivi budgétaire ;
• Saisir, contrôler et tenir à jour les données dans le SIRH pour en garantir la traçabilité ;
• Produire les documents administratifs à la demande des agents ;
• Réaliser le suivi logistique des actions de formation : réservation de salle, restauration, listes participants, relations avec les prestataire, préparation des supports de formation ;
• Produire, en lien avec le chargé de projet RH référent les données pour le plan de formation, le bilan de formation et le bilan des EPA ;
• Assurer l’administration fonctionnelle du SIRH pour la partie formation et carrière (paramétrage, attribution de droits…) et assurer un relai en matière de conseil/ assistance au personnel concernant les EPA du SIRH ;
• Classer et archiver les documents individuels de formation.

2. Assure le recrutement et la gestion des stagiaires et apprentis

• Gérer le processus de recrutement des stagiaires et des apprentis : définition des besoins, diffusions des offres, sélection des candidatures, participation aux entretiens, suivi de l’intégration de ces collaborateurs ;
• Assurer la gestion administrative des dossiers : rédaction des contrats, convention, gestion des départs, transmission des éléments de paie.

3. A titre complémentaire, assure les fonctions d’assistant de la directrice :

• Rôle d’interface privilégiée pour les relations internes et externes ;
• Gestion de l’accueil téléphonique ;
• Organisation des rendez-vous ou de réunion pour la directrice ;
• Organisation des déplacements de la directrice.

Relations fonctionnelles

• Travail en équipe au sein de l’équipe « formation et carrière » ;
• Travail en lien avec l’ensemble de la DRH et en particulier l’équipe « paie et administration du personnel ;
• Contacts importants avec l’ensemble des directions et l’extérieur (prestataires, candidats, managers) ;
• Contact avec la DAF et l’Agence comptable pour le suivi des bons de commandes.

Spécificités et contraintes du poste

• Compte tenu de la nature des informations détenues par la direction des ressources humaines, des qualités de discrétion et confidentialité totale sont exigées.

Connaissances, compétences & aptitudes

• Connaissance des données règlementaires de la formation continue et de ses évolutions propres au secteur public ;
• Bonne connaissance des domaines d’activité et de l’organisation de l’Agence de la Biomédecine et leurs évolutions ;
• Très bonne maîtrise du Pack Office, notamment Outlook et Excel ;
• Appétence pour les outils informatiques tels que ceux dédiés à la gestion depuis un SIRH (système d’information des ressources humaines) ;
• Capacité de travail en équipe ;
• Autonomie, rigueur et sens de l’organisation ;
• Capacité à anticiper et à planifier les tâches ;
• Qualités relationnelles impératives en raison des relations multiples internes et externes ;
• Ouverture d’esprit ;
• Persévérance et diplomatie.

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de nous faire parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de motivation

1. de préférence par mèl à : recrutement@biomedecine.fr
DRH/2023-DRH-ASSISTANT-RAD
Madame Roxane ADEL

2. ou par voie postale à : Agence de la biomédecine
DRH/2023-DRH-ASSISTANT-RAD
Madame Roxane ADEL
1, avenue du Stade de France
93212 SAINT DENIS LA PLAINE CEDEX

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts. La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine. Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.