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Assistant-secrétaire (H/F)

Mis à jour le 14.10.2020

CDD à temps complet de moins d’un an, possibilité d’un CDI à la suite - catégorie 3↵
A pourvoir dès que possible

Poste basé à Saint-Denis la Plaine (93)

L’ETABLISSEMENT

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).
L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.
L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Direction Générale Médicale et Scientifique : 50 %
• Suivi des dossiers du DGAMS
• Suivi relationnel et organisationnel en interne et avec les partenaires externes
• Coordination des secrétariats de la DGMS, des agendas et plannings

Coopération Internationale (Pôle Affaires Européennes et Coopération Internationale) : 50 %
Assistance à la gestion des projets de coopération de l’Agence de la biomédecine (Maghreb, Moldavie, Liban, autres pays) et à la préparation du colloque France Maghreb sur la transplantation auprès de la chef de projet  

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

Les activités principales regroupent :
• Activités au Secrétariat du DGAMS 50% :
− accueil téléphonique, prise de notes, de rendez-vous ;
− gestion de l’agenda ;
− mise en forme de documents et de rapports ;
− relations avec les partenaires, suivi des agendas des projets ;
− suivi des documents soumis à avis ou à signature ;
− classement des courriers et documents /archivage ;
− organisation des réunions des pôles en interne ou en externe ;
− gestion des demandes de travaux (présentations,…), de fournitures et des commandes ;
− gestion des missions et congrès.

• Activités liées au Pôle Affaires Européennes et Coopération Internationale 50% :
− accueil téléphonique, prise de notes, de rendez-vous ;
− gestion de l’agenda ;
− mise en forme de documents et de rapports ;
− relations avec les partenaires, suivi des agendas des projets,
− organisation des missions d’experts en France et à l’étranger, et des stages et invitations des professionnels de santé étrangers en France
− suivi des aspects logistiques, administratifs et budgétaires
− organisation de réunions en France et à l’étranger, compte rendu réunions
− organisation des réunions de préparation aux principaux évènements

RELATIONS FONCTIONNELLES

Pour le secrétariat du DGAMS, relations avec :
• Les secrétariats de la direction générale, du directeur général adjoint chargé des ressources, et de l’ensemble des autres directions de l’Agence.
• L’ensemble des directions et pôles de la DGMS et de l’agence
• Les partenaires extérieurs : professionnels impliqués dans les missions de l’Agence de la biomédecine
• Les partenaires institutionnels : Ministère des solidarités et de la santé, directions du ministère et agences.

Pour le secrétariat de la Coopération internationale, relations avec :
• L’ensemble des directions et pôles impliqués dans une action de coopération, particulièrement la DGMS, DJ, DAF, DIR COM, DSI
• Les partenaires extérieurs : professionnels impliqués dans les missions de coopération
• Les partenaires institutionnels : Ministère des solidarités et de la santé et agences sanitaires, Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères (Ambassades de France, Consulats, Agence française de développement, Expertise France..)
• Partenaires institutionnels et professionnels dans les différents pays : ministères de la santé, organismes nationaux chargés des activités de greffe, hôpitaux, sociétés savantes, associations.

SPÉCIFICITÉS ET CONTRAINTES DU POSTE

• Travail dans un contexte de gestion de projets
• Respect des procédures et des échéances
• Agenda contraint par les échanges internationaux

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES & APTITUDES

• Formation bac et expérience en secrétariat médical, compétences administratives.
• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Intranet et internet)
• Aptitudes :
− Qualités relationnelles et organisationnelles
− Esprit d’initiative et évaluation des priorités / Partage de l’information
− Compétences rédactionnelles (comptes rendus, note d’information, mail, etc)
− Rigueur, autonomie, adaptabilité et confidentialité
− Habitude de travailler en équipe et dans un contexte de gestion de projets
− Disponibilité, résistance au stress, capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples et avec des échéances variées
• Expérience souhaitée
− Connaissance du monde scientifique et/ou médical
− Connaissance des impératifs de la coopération internationale

MODALITÉS DE CANDIDATURE*

Pour postuler à cette offre, merci de nous faire parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de motivation

1. de préférence par mèl à : recrutement@biomedecine.fr
DRH/2020-DGMS-ASS-ODU
Madame Orphélia DUMEZ

2. ou par voie postale à : Agence de la biomédecine
DRH/2020-DGMS-ASS-ODU
Madame Orphélia DUMEZ
1, avenue du Stade de France – 93212 SAINT-DENIS-LA-PLAINE cedex

* A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.

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