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Assistant(e) - secrétaire (H/F)

Mis à jour le 29.06.2020

CDI à temps complet de 100% - catégorie 3↵
A pourvoir dès que possible

Poste basé à Saint-Denis la Plaine (93)

Positionnement du poste

Pôle / service : à 50% au Pôle Recherche et à 50% au Pôle Affaires Européennes et Coopération Internationale. ↵
Département : Direction médicale et scientifique↵

DESCRIPTIF DE L’EMPLOYEUR

1 - Missions de l’Agence :

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services régionaux.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

MISSIONS GÉNÉRALES DU POSTE

• accueil téléphonique, prise de notes, de rendez-vous ;
• mise en forme de documents et de rapports ;
• gestion des agendas électroniques ;
• suivi des documents soumis à avis ou à signature ;
• classement des courriers et documents /archivage ;
• organisation des réunions des pôles en interne ou en externe ;
• gestion des demandes de travaux (présentations,…), de fournitures et des commandes ;
• gestion des missions et congrès.

ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE

Activités liées au Pôle Recherche 50%
• Projets de recherche nationaux : aide à la gestion et au suivi des appels d’offres « recherche greffe », « Assistance médicale à la procréation - diagnostic » et REIN, des déclarations de prélèvements à des fins scientifiques, des demandes d’avis des déclarations d’import/export en provenance du ministère de la recherche, et des avis à collecter à la DGMS dans le cadre des demandes ANSM

• Assistance à la gestion des demandes d’autorisation de recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines, organisation des « Collèges experts embryon »

Activités liées au Pôle Affaires Européennes et Coopération Internationale 50%
• Projets européens :

  • relations avec les partenaires, organisation des réunions en France et à l’étranger, suivi des agendas des projets, organisation des missions, compte rendu réunions
  • suivi des aspects administratifs et budgétaires

• Coopération Internationale : assistance à la gestion des projets de coopération de l’Agence de la biomédecine auprès de la chef de projet en charge de la Coopération Internationale

  • relations avec les partenaires (Maghreb et autres pays) ;
  • organisation des réunions en France et à l’étranger ;
  • suivi des agendas des projets ;
  • appui à l’organisation des missions à l’étranger, des stages et des invitations en France ;
  • compte rendu des réunions ;
  • suivi des aspects administratifs et budgétaires.

SPÉCIFICITÉS ET CONTRAINTES DU POSTE

Le poste nécessite un bon niveau d’anglais nécessaire pour les contacts téléphoniques et la rédaction d’e-mails.

Habitude de travailler dans un contexte de gestion de projets

Bonnes capacités d’organisation et rigueur

Résistance au stress, respect des procédures et des échéances

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES & APTITUDES

  • Bonne connaissance des logiciels bureautiques, notamment Word, Excel, Outlook, Powerpoint.
  • Habitude de travailler dans un contexte de gestion de projets
  • Bonne capacité relationnelle et d’adaptation
  • Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples et avec des échéances variées,
  • Sens des responsabilités, rigueur, autonomie
  • Connaissances du monde scientifique et/ou médical
  • Connaissance de la coopération internationale
  • Un bon niveau d’anglais

MODALITÉS DE CANDIDATURE*

Pour postuler à cette offre, merci de nous faire parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de motivation

1. de préférence par mèl à : recrutement@biomedecine.fr
DRH/2020-DGMS-PR-ASS-OYA
Madame Orphélia YAPI

2. ou par voie postale à : Agence de la biomédecine
DRH/2020-DGMS-PR-ASS-OYA
Madame Orphélia YAPI
1, avenue du Stade de France – 93212 SAINT-DENIS-LA-PLAINE cedex

* A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.

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