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Gestionnaire de dossiers ressources

Mis à jour le 25.06.2018

Contrat à durée déterminée de 2 ans à pourvoir dès que possible
Poste basé à Saint-Denis (93)

Pôle : Frais de missions
Direction : Direction administrative et financière (DAF)
Hiérarchique N+1 : Responsable de pôle
Hiérarchique N+2 : Directeur administratif et financier

Missions générales du poste

Dans le respect de la réglementation et des procédures, le titulaire du poste a pour mission de prendre en charge sur le plan administratif, les déplacements professionnels des collaborateurs permanents et occasionnels de l’Agence : billetterie et frais de mission.

Activités principales du poste

1. Commande de billetterie et gestion des ordres de mission :
• Passer les commandes, par téléphone, mail ou via internet, de billetterie aérienne, ferroviaire et locations de voiture, dans le respect de la politique voyages interne de l’Agence.
• Créer et mettre à jour les profils voyageurs.
• Créer des bons de commande à l’ordre des fournisseurs.
• Etablir des ordres de mission pour les agents salariés de l’agence, et des décisions pour les intervenants extérieurs.
• Constater la livraison des billets, (GBCP).
• Classer les ordres de missions, les DEF et bons de commande.
• Traiter les avances sur frais.
• Contrôler et saisir les états de frais, dans le respect de la politique de remboursement, contrôler les justificatifs des frais engagés par les agents.
• Créer et mettre à jour les fiches matricules et fournisseurs.
• Comptabiliser les notes de frais en respectant les délais de paiement pour les agents pouvant prétendre au remboursement de leurs frais de déplacement
• Transmettre les dossiers complets des demandes de remboursement à l’agence comptable pour lui permettre leur règlement.
• Archiver les pièces comptables, justificatifs et factures.
• Suivi des avoirs fournisseur transport.

2. Pour la mise en place des procédures et des règles liées aux frais de déplacement :
• Appliquer le décret et les arrêtés fixant les modalités des frais de déplacement.
• Appliquer la politique voyage interne à l’Agence
• Diffuser les informations sur les nouvelles procédures et leur mise à jour

3. A terme et après déploiement du nouvel outil de gestion des frais de déplacement :
• Contrôler la conformité des notes de frais
• Assister sur le plan fonctionnel les utilisateurs
• Accompagner les utilisateurs sur l’application des règles et leurs modalités
• Communiquer sur le nouvel outil_
Manager, il assure le pilotage, le suivi et la bonne réalisation des missions de sa direction, qui sont organisées en pôles et couvrent, pour ce qui le concerne, les activités décrites ci-après.

Relations fonctionnelles avec les autres services

Contact permanent avec tous les services et directions de l’Agence et fréquents contacts avec les intervenants extérieurs.

Contraintes particulières liées au poste

Une complète disponibilité pour gérer les éventuelles urgences et problèmes liés aux déplacements (demandes de dernière minute, changements et annulations).
Une vigilance permanente sur les demandes et la nécessité de collecter des informations pour traiter au mieux ces demandes.
Une grande rigueur dans l’application des règles internes et règlementaires.

Connaissances / compétences & Aptitudes

Baccalauréat ou équivalent.
La maîtrise de Word, Excel est indispensable et la connaissance de « SAP » (pour la saisie et gestion des ordres de mission, bons de commandes, factures, mandats, matricules… etc.) est un atout.
Ce poste nécessite un esprit rigoureux, organisé, un bon relationnel et une bonne écoute.
Il faut également savoir faire preuve d’efficacité, de réactivité et de discrétion.
Une expérience dans le milieu du voyage ou à un poste équivalent est un plus.

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de faire parvenir CV et lettre de motivation sous la référence
DRH/2018-04-DAF-GESTDOS-JMM à :

Agence de la biomédecine
Monsieur Jean-Matthieu MAVIC
1, avenue du Stade de France
93212 SAINT DENIS LA PLAINE CEDEX

ou par mail : recrutement@biomedecine.fr

*Au cours du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur des liens directs ou indirects avec toute entreprise ou organisme intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans le dossier de candidature à la direction des ressources humaines.

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