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Gestionnaire de dossiers - Pôle Sécurité Qualité

Mis à jour le 06.09.2018

CDD de 6 mois à temps complet de 100% - A pourvoir dès le 1er octobre 2018
Catégorie 3
Poste basé à Saint-Denis (RER B)

Positionnement du poste

Pôle / service : Pôle sécurité, qualité (PSQ)
Département : Direction générale médicale et scientifique
Hiérarchique N+1 : Responsable de pôle sécurité, qualité
Hiérarchique N+2 : Directeur général adjoint chargé de la politique médicale et scientifique

Descriptif de l’employeur :

1. Missions de l’Agence :
L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif (EPA) de l’Etat sous tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique un fonctionnement H24 et 7j/7 de certains de ses services (par exemple la répartition des greffons).

L’Agence compte 244,5 ETP et est organisée avec un siège situé à Saint-Denis (93) et 4 services de régulation et d’appui (SRA) en région (pour l’activité organes/tissus).

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints :
• Un directeur général adjoint chargé des ressources (DGAR)
• Un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique (DGAMS).

2 - Missions de l’entité de rattachement
Rattaché au DGAMS, les missions du pôle sécurité, qualité s’inscrivent en cohérence avec les missions de promotion de la qualité et de la sécurité sanitaires confiées à l’Agence de la biomédecine dans ses champs de compétences (article L. 1418-1 de la loi de bioéthique). Ces missions de qualité et de sécurité s’appuient également sur le contrat d’objectif et de performance établit entre l’Agence et son ministère de tutelle. Les activités du pôle sécurité qualité peuvent être présentées selon 4 grands domaines : la sécurité sanitaire, la biovigilance, la vigilance en assistance médicale à la procréation (AMP vigilance), la promotion de la qualité et de la sécurité sanitaires et l’accompagnement des professionnels dans les domaines de compétences de l’agence (organe, tissus, cellules et AMP).

Missions générales du poste :

• Assurer les activités de secrétariat en lien avec les missions du poste : qualité, vigilance et alerte sanitaire
• Assurer la gestion des dossiers qualité-gestion des risques
• Assurer la gestion des dossiers de vigilance et plus spécifiquement ceux en lien avec l’AMPvigilance

• Assurer la continuité des activités et le suivi des dossiers en lien avec l’autre gestionnaire de dossier du Pôle notamment sur les périodes d’activité importante et sur les périodes de congés.

Activités principales du poste :

• Secrétariat
- Rédaction, suivi, envoi, classement des courriers, des mails et des dossiers
- Gestion des tableurs thématiques et contrôles qualité des données
- Organisation des groupes de travail, planification, DPI, déplacements des participants, envoi des convocations, ODJ et CR
• Gestion des dossiers Qualité-Gestions des risques

  • Suivi des dossiers d’audit : gestion des outils de suivi des audits, vérification de la complétude des documents nécessaires à l’audit, liens entre les services audités et avec les auditeurs identifiés, relecture en cohérence des rapports
  • Elaboration des propositions de calendrier de visite selon le modèle établi • Gestion des dossiers de vigilance et plus spécifiquement ceux en lien avec l’AMPvigilance
  • Relance et suivi des dossiers en attentes de réponse
  • Codification des effets indésirables et des incidents selon le thesaurus
  • Relecture en cohérence des différents rapports, newsletter et autres documents et diffusion aux personnels des centres d’AMP
  • Suivi de l’organisation de la journée de formation des CLA
  • En tant que de besoin, assurer un relais sur les dossiers de biovigilance • En tant que de besoin, gestion et suivi des autres dossiers du Pôle notamment les dossiers sécurité sanitaire • Participer à la mise à jour des procédures sur ces activités

Relations fonctionnelles avec les autres services

• Ensemble des directions et Pôles de l’Agence
• Avec les Institutions extérieurs (DGS, ANSM, HAS…) et les professionnels concernés par les activités du Pôle.

Contraintes particulières liées au poste

• Assurer une continuité des activités du Pôle avec l’autre gestionnaire notamment lors des pics d’activités et au moment des congés.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Compétences rédactionnelles et maitrise des outils bureautique (Word, Excel, …)
• Connaissance dans le domaine de la qualité- gestion des risques en milieu hospitalier apprécié
• Connaissance en vigilance sanitaire apprécié

• Autonomie, initiative,
• Travail en équipe
• Capacité à hiérarchiser les tâches importantes et urgentes
• Confidentialité et devoir de réserve

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de faire parvenir CV et lettre de motivation sous la référence
DRH/2019-09-DGMS-PSQ-GEST à :

Agence de la biomédecine
Monsieur Jean-Matthieu MAVIC
1, avenue du Stade de France
93212 SAINT DENIS LA PLAINE CEDEX

ou par mail : recrutement@biomedecine.fr

*Au cours du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur des liens directs ou indirects avec toute entreprise ou organisme intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans le dossier de candidature à la direction des ressources humaines.

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