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Gestionnaire de dossiers achat marché informatique (H/F)

Mis à jour le 12.07.2021

A temps complet
Fonctionnaire détaché ou contractuel en CDI
A pourvoir le 1er septembre 2021
Poste basé à Saint-Denis (93)

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’État placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement du poste

La direction des systèmes d’information (DSI) a la responsabilité de faire développer et maintenir en condition opérationnelle les applications nécessaires aux directions métiers pour leur permettre de remplir les missions qui leur sont confiées, et de concevoir, déployer et maintenir l’infrastructure technique permettant d’assurer un fonctionnement régulier du système d’information, tant au service des agents, que des parties prenantes extérieures intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.

Missions principales

Le gestionnaire de dossiers achat marché informatique a pour missions d’assister le directeur des systèmes d’Information et l’interpôles dans le fonctionnement de la DSI et notamment dans la gestion des achats et des marchés publics, c’est-à-dire :
• La préparation et le suivi administratif des bons de commande ;
• La préparation et le suivi des validations et certifications de services faits en lien avec les pôles concernés ;
• L’organisation et la mise en œuvre auprès du DSI et de l’interpôles du suivi de l’exécution du budget de la DSI ;
• L’analyse avec le service facturier des factures en instance et en incidence ;
• L’assistanat du directeur des systèmes d’information.

Activités principales

Tâches s’inscrivant dans le cadre du processus « Achat » de la DSI (3/5 à 4/5 de temps)

Ces tâches s’inscrivent dans le cadre du processus en conformité avec la mise en place de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP), tel que formalisé dans le document « Processus Achats DSI » mise à jour le 26/09/2016 – logigramme élaboré par la cheffe de projet « maîtrise des risques et démarche qualité ».

1. Prépare et assure le suivi administratif des bons de commande et des factures de la DSI :
• Saisie les commandes dans l’outil SAP, conformément au devis transmis par les responsables de pôle ou les chefs de projet ;
• Traite les factures transmises par le service facturier pour les commandes récurrentes ou correspondant à des abonnements et par le pôle comptabilité et ordonnateur, pour ce qui concerne les factures reçues à la DSI ;
• Assure la tenue à jour des tableaux de bord correspondant au suivi des commandes et de l’exécution budgétaire de la direction.

2. Prépare et suit les validations et certifications de services faits :
• Extrait via l’outil SAP et transmet les commandes à constater aux responsables de pôle ;
• Prépare et suit les constatations et les certifications nécessaires ;
• Procède aux envois fournisseurs ;
• Effectue la numérisation et le rapprochement dans l’outil SAP ;
• Classe et tient à jour un tableau de suivi.

3. Suit l’exécution du budget de la DSI :
• Tient à jour des tableaux de bord et des outils de reporting pour le compte du DSI ou de l’interpôles ;
• Extrait périodique des informations concernant l’exécution budgétaire et les transmet au DSI ou à l’interpôles ;
• Suit les échéances, notamment en matière de livraisons ;
• Met à jour la partie budgétaire de l’outil de gestion de portefeuille de projets.

4. Analyse des factures en instance et en incidence :
Analyse les factures en instance (ex : factures de téléphonie Orange, …) et les factures en incidence en collaboration avec le service facturier de façon à ce que les responsables de pôle et chefs de projets concernés puissent prendre la décision ad hoc.

Travaux spécifiques liés aux applications informatiques en back up (1/5 de temps)
Enregistre et suit les demandes d’assistance applicative (enregistrement dans l’outil ad hoc, transmission et suivi des demandes d’assistance des utilisateurs, déblocage de compte, renvoi de mot de passe oublié uniquement par courrier).

Travaux en appui du directeur (1/10 de temps)
1. Organise la logistique des réunions (disponibilités des participants, réservation de salles) ; participe aux réunions et établit le compte rendu pour diffusion interne ou externe après validation du DSI pour les réunions de pôle ou du chef de projets pour les autres.

2. Est le référent relais de la communication de la DSI :
• Participe au groupe de travail de l’intranet D-Clic (comité rédactionnel, évolutions de l’outil DClic) en relation avec la communication interne de l’Agence ;
• Coordonne la mise à jour des informations de la DSI dans D-Clic (organisation, procédures pratiques, indicateurs de tableaux de bord,…) ;
• Communique sur la valorisation des travaux de la DSI.

Relations fonctionnelles

En relation étroites avec :
• L’ensemble des membres de la DSI (le DSI, responsables de pôle, chefs de projets) ;
• La direction administrative et financière (DAF), notamment les pôles achats et finances ;
• Le service facturier de l’agence comptable.

Spécificités et contraintes du poste

• Respecter les délais et les échéances attendus par les responsables de pôle de la DSI, la DAF et le service facturier dans le processus achats de l’Agence, y compris en fin d’exercice.
• Relations téléphoniques ponctuelles avec les prestataires et les fournisseurs.
• Confidentialité et devoir de réserve.

Connaissances , compétences & Aptitudes

De formation Bac + 2 ou équivalent, vous justifiez d’une expérience réussie sur un poste similaire dans l’assistanat.
Une bonne connaissance de l’organisation générale d’un processus achats dans le secteur public serait fortement appréciée.

Un fort intérêt pour les sujets financiers et comptables et une connaissance des principes généraux du Code des Marchés Publics seraient un plus. L’expertise du pôle achats de la DAF étant prépondérante en la matière.
Maîtrise des outils bureautiques WORD, EXCEL et Microsoft Outlook.
Une connaissance de l’outil SAP serait un véritable atout.
Votre rigueur (suivi des procédures, contrôle des informations, saisie informatique, …), votre sens de l’organisation de son propre travail, vos qualités rédactionnelles ainsi que votre capacité d’écoute et de dialogue avec des interlocuteurs variés (la DSI, la DAF, le service facturier ainsi que des prestataires externes) sont autant d’atouts pour réussir sur ce poste.

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de nous faire parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de motivation
1. de préférence par mèl à :

recrutement@biomedecine.fr
DRH/2021-DSI-GESTDOSACH-FKA
Madame Fatou KANTE

2. ou par voie postale à :
Agence de la biomédecine
DRH/2021-DSI-GESTDOSACH-FKA

Madame Fatou KANTE

1, avenue du Stade de France

93212 SAINT DENIS LA PLAINE CEDEX

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.

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