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Gestionnaire de dossiers frais de missions (H/F)

Mis à jour le 27.07.2022

A temps complet
Fonctionnaire détaché ou contractuel en CDI
Poste à pourvoir à compter du 17 octobre 2022
Poste basé à Saint-Denis (93)

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif (EPA) de l’Etat sous tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence de la biomédecine encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui impliquent un fonctionnement H24 et 7j/7 de certains de ses services (par exemple la répartition des greffons).

L’Agence de la biomédecine compte 243,5 ETP répartis entre le siège situé à Saint-Denis (93) et 4 services régionaux. L’essentiel des effectifs est situé à Saint-Denis.

Elle est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints :
• Un directeur général adjoint chargé des ressources (DGAR) ;
• Un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique (DGAMS).

Environnement du poste

Au sein de la direction administrative et financière, le/la gestionnaire de dossiers frais de missions est
rattaché(e) au responsable de pôle frais de missions.
Il/Elle a pour mission de prendre en charge sur le plan administratif et opérationnel, les déplacements
professionnels des collaborateurs permanents et occasionnels de l’Agence (billetterie et frais de mission)
dans le respect de la réglementation et des procédures.

Missions principales

1. Commande de billetterie et gestion des ordres de missions et des notes de frais :

· Créer et/ou mettre à jour les profils dans DOMINO (CONCUR-CTE), notre outil de gestion des déplacements et frais de mission.

· Contrôler la saisie de demandes de billets et ordres de mission. S’assurer que la saisie dans l’outil correspond à la demande. Le cas échéant, demander une correction.

· Réserver la billetterie (aérienne, ferroviaire et locations de voiture) dans le respect de la politique voyages interne de l’Agence, via la plateforme mise à disposition par le titulaire du marché transport de personnes.

· Créer et mettre à jour les profils voyageurs sur la plateforme de réservation.

· Saisir des ordres de mission et des décisions pour les intervenants extérieurs sollicités par l’Agence (experts, formateurs, participants à des groupes de travail, membres des instances de l’Agence…).

· Constater la livraison des billets : les vérifier et les transférer aux voyageurs.

· Réceptionner et contrôler les factures de la billetterie, faire des contestations, si nécessaire et suivre les litiges, les réclamations et les demandes de remboursement.

· Contrôler et approuver le relevé mensuel des opérations transmis par le fournisseur, intégrer le fichier validé dans notre outil comptable pour transmission à l’agence comptable pour une mise en paiement.

· Après pré-enregistrement des factures, joindre les pièces justificatives unitairement dans SAP.

· Traiter les demandes d’avances sur frais.

· Contrôler la conformité des notes de frais, dans le respect de la politique de remboursement, vérifier les justificatifs des frais engagés par les agents internes, s’assurer que la saisie des notes de frais soit correcte et les valider ou les renvoyer si nécessaire.

· Saisir et contrôler les notes de frais des agents externes.

· Rapprocher les documents nécessaires aux notes de frais, tels que les décisions validées et feuilles d’émargement autant que nécessaire.

· Créer et mettre à jour les fiches matricules et fournisseurs dans notre outil de gestion RH et finances.

· Approuver les notes de frais au niveau de DOMINO (en tant que processeur) pour une transmission à l’agence comptable pour lui permettre leur règlement.

Toutes ces actions doivent être menées dans les délais réglementaires du traitement de la dépense.

2. Assistance aux utilisateurs :

· Assurer les formations des utilisateurs.

· Les accompagner sur l’application des règles et leurs modalités.
Via 2 outils de ticketing

· Les assister sur le plan fonctionnel (1er niveau).

· Analyser leurs demandes afin de pouvoir solliciter le support DOMINO (Niveau 2 et 3) dans le but d’une résolution optimale.

3. Dans le respect des procédures et des règles liées aux frais de déplacement :

· Appliquer le décret et les arrêtés fixant les modalités des frais de déplacement.

· Appliquer la politique voyage interne à l’Agence.

· Diffuser les informations sur les nouvelles procédures et leur mise à jour.

Relations fonctionnelles

Contact permanent avec tous les services et directions de l’Agence et fréquents contacts avec les intervenants extérieurs.

Spécificités et contraintes du poste

Une complète disponibilité pour gérer les éventuelles urgences et problèmes liés aux déplacements (demandes de dernière minute, changements et annulations).

Une vigilance permanente sur les demandes et la nécessité de collecter des informations pour traiter au mieux ces demandes.

Une grande rigueur dans l’application des règles internes et règlementaires.

La continuité de service.

Connaissances , compétences & Aptitudes

  • Baccalauréat ou équivalent minimum.
  • Une expérience professionnelle dans le milieu du voyage ou à un poste équivalent serait un plus.
  • Maîtrise de l’environnement Microsoft Windows et des outils bureautiques Outlook, Word et Excel.
  • La connaissance de l’outil SAP (gestion comptable, financière et RH) serait un atout.
  • Appétence pour l’utilisation de divers outils de gestion est recommandée (usage au coeur du métier).
  • Rigueur, organisation, excellent relationnel, capacité d’écoute et de pédagogie.
  • Efficacité, réactivité et discrétion.

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de nous faire parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de motivation
1. de préférence par mèl à :

recrutement@biomedecine.fr
DRH/2022-DAF/PFM-FKA
Madame Fatou KANTE

2. ou par voie postale à :
Agence de la biomédecine
DRH/2022-DAF/PFM-FKA
Madame Fatou KANTE

1, avenue du Stade de France

93212 SAINT DENIS LA PLAINE CEDEX

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.

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