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Un(e) assistant(e) (H/F)

Mis à jour le 17.09.2021

Un assistant (H/F), fonctionnaire détaché ou contractuel en CDI
à temps complet,
à pourvoir dès que possible.
Poste basé à St Denis la Plaine (93)

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services régionaux.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement du poste

La direction juridique assure l’expertise juridique de l’Agence pour les activités relevant de sa compétence, en lien et avec l’appui de l’ensemble des services de l’Agence.

  • Collaboration avec les autres directions et en particulier les directions de la DGMS et la mission d’inspection ;
  • Coordination des travaux des directions impliquées dans les projets législatifs et réglementaires ;
  • Gestion du conseil d’orientation de l’Agence ;
  • Rédaction de rapports ;
  • Gestion des autorisations et des avis relevant de la compétence de l’Agence.

Missions principales

• Gestion des conventions
• Gestion des autorisations
• Secrétariat de la direction

Activités principales

En collaboration avec les juristes et les chargés de projets autorisation, l’assistant réalise :

Rédaction et gestion des conventions :

• Frappe et adaptation des conventions (publipostage) ;
• Gestion des tableaux de suivi ;
• Suivi financier dans SAP.

Suivi et gestion des autorisations :

• Copie et suivi des dossiers ;
• Rédaction des courriers et décisions ;
• Notification et classement ;
• Recevabilité des dossiers import/export de gamètes et déplacement d’embryons ;
• Saisie des dossiers dans le logiciel AGAAR + mise à jour.

Assistanat de la direction :

• Accueil téléphonique, prise de notes, messages ;
• Suivi des dossiers de la direction ;
• Gestion de l’agenda ;
• Organisation de réunions internes et externes ;
• Frappe, mise en forme de documents, courriers, notes, divers + diffusion ;
• Classement des documents de la direction, archivage ;
• Référent(e) mission archive ;
• Demande de travaux (photocopies…) et de fournitures ;
• Gestion de la boite mail « juridique » ;
• Aide à la préparation du conseil d’orientation.

Relations fonctionnelles

L’assistant est en contact avec tous les services de l’Agence, et plus particulièrement avec ses responsables.

Contraintes particulières

L’assistant assure le lien entre les 7 membres de la direction et avec les autres services ou directions de l’Agence.

Connaissances, compétences & aptitudes

• Niveau Bac+2
• Assistant confirmé
• Expérience en secrétariat/assistanat d’équipe de 5 ans minimum, de préférence dans le secteur public
• Sens de la procédure
• Rigueur
• Autonomie
• Bonne maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance de l’outil SAP serait appréciable
• Aisance relationnelle.

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de nous faire parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de motivation
1. de préférence par mèl à : juridique@biomedecine.fr
DRH/2021-DJ-ASSIST-ODU
Madame Anne DEBEAUMONT

2. ou par voie postale à : Agence de la biomédecine
DRH/2021-DJ-ASSIST-ODU
Madame Anne DEBEAUMONT
1, avenue du Stade de France
93212 SAINT DENIS LA PLAINE CEDEX


*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts. La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.

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