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Assistant de direction (H/F)

Mis à jour le 14.11.2022

Fonctionnaire détaché pour une durée de 3 ans ou contractuel en CDI à temps complet
A pourvoir dès que possible
Catégorie 3

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif (EPA) de l’Etat sous tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence de la biomédecine encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui impliquent un fonctionnement H24 et 7j/7 de certains de ses services (par exemple la répartition des greffons).

L’Agence de la biomédecine compte 243,5 ETP répartis entre le siège situé à Saint-Denis (93) et 4 services régionaux. L’essentiel des effectifs est situé à Saint-Denis.

Elle est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints :
• Un directeur général adjoint chargé des ressources (DGAR) ;
• Un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique (DGAMS).

Environnement du poste

La direction générale médicale et scientifique (DGMS) est composée de trois directions qui couvrent l’ensemble des champs de compétences médicales et scientifiques de l’établissement :

  • la direction du prélèvement-greffes organes et tissus (DPGOT) à laquelle sont rattachés les services régionaux (SR) ;
  • la direction du prélèvement-greffe de cellules souches hématopoïétiques (DPGCSH) ;
  • la direction de la procréation, de l’embryologie et de la génétique humaines (DPEGh).

Elle rassemble également sept pôles transversaux aux trois directions médicales qui concourent à la réalisation des missions de l’Agence de la biomédecine : relations internationales et recherche, qualité des données, formation des professionnels de santé, organisation et financement des activités de soins, réseau épidémiologique et information en néphrologie/simulation/cartographie et sécurité-qualité.

Placé(e) sous la responsabilité du DGAMS, le/la assistant(e) de direction assure un rôle transversal pour la DGMS.
Il/Elle s’inscrit dans une organisation de travail en équipe avec les secrétariats de direction (DG, DGAR et DGAMS).

A ce titre, il/elle assure :
1. Le secrétariat du DGAMS,
2. La coordination des secrétariats des pôles de la DGMS (congés, formations, absences, …),
3. Le secrétariat du staff médical et scientifique (SMS),
4. Le secrétariat du comité médical et scientifique (CMS),
5. Le secrétariat (20%) du pôle réseau épidémiologique et information en néphrologie (REIN).

Missions principales

1. Assurer les missions classiques de secrétariat :

  • Gérer l’accueil téléphonique,
  • Gérer l’agenda du DGAMS (organisation de réunions internes et externes, préparation des documents de travail et consolidation des dossiers),
  • Organiser et assurer le suivi administratif des missions du DGAMS (congrès, déplacements nationaux et internationaux),
  • Effectuer de la frappe de courriers et comptes rendus (français et anglais) et mettre en forme les documents,
  • Gérer les courriels avec un impératif de vigilance,
  • Assurer le classement et l’archivage des dossiers.

2. Assurer l’interface avec les secrétariats de la DGMS ainsi que ceux des autres directions de l’Agence : plannings de réunions/congés et absences, organisation des reportings avec les directeurs métiers et les responsables de pôle, ….

3. Assurer le secrétariat du SMS (réunion mensuelle) :
préparation, organisation, rédaction du compte rendu.

4. Assurer le secrétariat du CMS (6 à 8 séances par an)  : préparation, organisation, constitution des dossiers, mise en ligne de documents sur l’intranet.

5. Planifier les astreintes liées au système d’information sanitaire des alertes et crises dénommé SISAC  : élaboration et suivi du planning annuel.

6. Assurer le secrétariat (20%) du pôle REIN.

7. Être en relation avec les partenaires institutionnels de l’Agence.

Relations fonctionnelles

Rôle transversal essentiel avec l’ensemble des directions et pôles de l’Agence de la biomédecine.

Spécificités et contraintes du poste

• Confidentialité
• Devoir de réserve
• Disponibilité

Connaissances, compétences et aptitudes

Diplômé(e) d’un Bac +2 ou équivalent en secrétariat/assistanat de direction, vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire. Une expérience dans un établissement public et/ou dans le domaine de la santé serait fortement appréciée.

Compétences :

  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et Internet),
  • Maitrise parfaite de la langue anglaise (écrite et parlé),
  • Compétences rédactionnelles avérées.

Aptitudes :

  • Qualités relationnelles et organisationnelles,
  • Esprit d’initiative et évaluation des priorités / Partage de l’information,
  • Disponibilité, rigueur et confidentialité, réactivité, polyvalence,
  • Travail en équipe, sens des relations humaines,
  • Esprit d’initiative.

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de faire parvenir CV et lettre de motivation sous la référence DRH/2022-DGMS-ASSIST-FKA à :

Agence de la biomédecine
Madame Fatou KANTE
1, avenue du Stade de France
93212 SAINT DENIS LA PLAINE CEDEX

ou par mail : recrutement@biomedecine.fr

*Au cours du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur des liens directs ou indirects avec toute entreprise ou organisme intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans le dossier de candidature à la direction des ressources humaines.

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