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Gestionnaire de dossiers frais de missions (H/F)

Mis à jour le 18.04.2024

à temps complet
Fonctionnaire détaché ou contractuel en CDI
Poste à pourvoir dès que possible

Poste basé à Saint-Denis (93)

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement du poste

La direction administrative et financière (DAF), qui compte 21 collaborateurs, est garante du bon fonctionnement de l’établissement et de la sécurisation des procédures concernant l’ensemble du périmètre relatif aux finances, aux budgets, aux achats, aux frais de mission et aux aspects environnement de travail, de type services généraux.
Le poste est actuellement rattaché au Pôle Frais de mission, qui sera amené à fusionner avec le Pôle Environnement de Travail de la DAF.
Dans le respect de la réglementation et des procédures, la/le gestionnaire de dossiers participe à la mission de service quotidien aux agents de l’Agence. Elle/Il a notamment pour mission de prendre en charge sur le plan administratif et opérationnel, les déplacements professionnels des collaborateurs permanents et occasionnels de l’Agence : billetterie et remboursement des frais de mission.

Missions principales

La/le gestionnaire de dossiers frais de missions :

• Met en oeuvre la mission de Frais de mission au sein de l’Agence :
o Applique le décret et les arrêtés fixant les modalités des frais de déplacement ;
o Applique la politique voyage interne à l’Agence et participer à son animation ;
o Diffuse les informations sur les nouvelles procédures et leur mise à jour (mise à jour espace DCLIC) ;
o Est l’interlocuteur de niveau 1 des fournisseurs, sous la responsabilité du responsable de pôle ;
o Participe au reporting de cette mission.

• Commande les billets et gère les ordres de mission et les notes de frais :
o Contrôle les demandes de billets via DOMINO ;
o Réserve les billets via les 2 canaux possibles : la plateforme de réservation mise à disposition par l’agence de voyages (OnLine) et des demandes de réservation auprès de l’agence de voyages par mail (OffLine) ;
o Crée et/ou mettre à jour les profils sur la plateforme de réservation en ligne ;
o Établit les ordres de mission et les décisions pour les intervenants extérieurs ;
o Constate la livraison des billets, contrôler les factures/avoirs au regard des commandes passées ;
o Enregistre les factures/avoirs sur le serveur pour faciliter leur traitement en lien avec l’Agence Comptable ;
o Traite les demandes d’avances sur frais ;
o Contrôle les notes de frais tout en gardant l’objectif d’optimiser les délais de paiement ;
o Contrôle et saisir les états de frais et les justificatifs des intervenants externes ;
o Crée et mettre à jour, pour les externes, les fiches matricules et fournisseurs ;
o Sous la responsabilité du responsable de pôle, contrôle les relevés et les états ;
o Assure le suivi des avoirs et remboursements des fournisseurs transport.

• Application SAP-CONCUR (DOMINO) :
o Contrôle la conformité des demandes saisies par les utilisateurs et demander les corrections éventuelles ;
o Participe à l’administration de DOMINO (et notamment créer et/ou mettre à jour les profils) ;
o Assiste les utilisateurs, traiter les tickets déposés sur l’outil de ticketing GLPI, assurer une assistance téléphonique pour les urgences ;
o Participe aux recettes sur les différents outils, sous le pilotage du responsable de pôle qui gère les relations avec le prestataire ;
o Analyse les demandes des utilisateurs afin de pouvoir solliciter le support DOMINO (Niveau 2 et 3) dans le but d’une résolution optimale ;
o Assure les démonstrations / formations DOMINO.

• Participe à la mission transversale de la DAF de « service » aux agents :
o Connaît l’ensemble des procédures de service pour bien accueillir, renseigner et orienter les agents ;
o Participe aux objectifs de « service clients » de la DAF auprès des agents de l’Agence.

Relations fonctionnelles

En relation avec l’ensemble des services et directions de l’Agence, les intervenants extérieurs et le titulaire du marché billetterie.

Spécificités et contraintes du poste

• Une grande réactivité pour gérer les éventuelles urgences et problèmes liés aux déplacements (demandes de dernière minute, changements et annulations) ;
• Une vigilance sur les demandes et la nécessité de collecter des informations pour traiter au mieux ces demandes ;
• Une rigueur dans l’application des règles internes et règlementaires ;
• La continuité de service.

Connaissances , compétences & aptitudes

Diplômé(e) d’un baccalauréat ou d’un équivalent, vous justifiez d’une expérience professionnelle significative dans le milieu du voyage ou d’un poste équivalent.

La maitrise des outils informatiques tel que Microsoft Windows, Outlook, Word et Excel est indispensable. La connaissance de « SAP Concur » est un vrai plus ainsi qu’une expérience sur un outil de gestion des frais de déplacement (pour la saisie et la gestion des ordres de mission, factures, matricules, profils… etc.).

Ce poste nécessite un esprit rigoureux, organisé, un bon relationnel, une bonne écoute et de la pédagogie. Il faut également savoir faire preuve d’efficacité, de réactivité et de discrétion.

Le sens du service est une qualité indispensable pour accomplir toutes ces missions.

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de nous faire parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de motivation
1. de préférence par mèl à :

recrutement@biomedecine.fr
DRH/2024-DAF-FRAIS-MISSION-GEST.DOSS-FKA

2. ou par voie postale à :

Agence de la biomédecine
DRH/2024-DAF-FRAIS-MISSION-GEST.DOSS-FKA
Madame Fatou KANTE
1, avenue du Stade de France – 93212 SAINT-DENIS-LA-PLAINE cedex

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.

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